Teenuse osutamise üldtingimused ja isikuandmete töötlemine

Versioon 17.08.2018

1. ÜLDSÄTTED 

1.1 Käesolevad teenuse osutamise üldtingimused moodustavad Kliendi ja Happy Workplace OÜ,  registrikood 14327101, asukohaga A. Adamsoni tn 32-2, 10137 Tallinn, Eesti Vabariik (edaspidi  „Teenuseosutaja“) vahel sõlmitud tarkvararakenduse „HappyMe“ (edaspidi „Rakendus“) teenuse osutamise lepingu (edaspidi „Teenusleping“) lahutamatu osa. 

1.2 Käesolevad üldtingimused ja Teenusleping moodustavad terviku (edaspidi „Leping“).  Vastuolude korral käesolevate üldtingimuste ja Teenuslepingu vahel lähtutakse Teenuslepingus  sätestatust. 

2. LEPINGU ESE 

2.1 Lepingu esemeks on tarkvarateenus software as a service (SaaS) põhimõttel (edaspidi „Teenus“), mida Teenuseosutaja osutab Kliendile Lepingus sätestatud tingimustel ja korras. 

2.2 Teenuse olemus ja Teenuse tehnilised parameetrid sätestatakse Teenuslepingus ja/või selle  lisades. 

3. TASU 

3.1 Klient tasub Teenuseosutajale Teenuse eest kord aastas ettemaksuna tasu vastavalt Kliendi kasutajate arvule (edaspidi „Tasu“). Kasutajate arv ning üheaastane tasu iga kasutaja kohta sätestatakse Teenuslepingus.  

3.2 Pooltel on õigus vaadata üle ja leppida kokku uus kasutajate arv ning aastane Tasu ühe kasutaja kohta vähemalt 14 kalendripäeva enne Teenuse osutamise perioodi lõppemist. Vastava kokkuleppe vormistavad Pooled kirjalikult ning see muutub Lepingu lahutamatuks osaks. Kui Pooled ei jõua kokkuleppele, jääb kehtima Lepingus varem kokku lepitud kasutajate arv ja aastane Tasu ühe kasutaja kohta. Kui kumbki Pool ei väljenda vähemalt 7 kalendripäeva enne Teenuse osutamise perioodi lõppu tahet Leping üles öelda, esitab Teenuseosutaja Kliendile arve järgmiseks üheaastaseks perioodiks, võttes arve koostamisel aluseks kehtiva Tasu suuruse ühe kasutaja kohta ning Lepingus fikseeritud kogu kasutajate arvu. 

3.3 Pooled võivad Teenuslepingus kokku leppida täiendavates konsultatsiooniteenustes ning konsultatsioonitasus. Konsultatsiooniteenuseid osutatakse Kliendi eelneval kirjalikul tellimusel, mille alusel lepitakse Poolte vahel kokku Teenuseosutaja konsultatsioonitööde maht (tunnid) ja sellega seotud siduv eelarve. Arve osutatud konsultatsiooni esitakse konsultatsiooni osutamise kuule vahetult järgneval kuul. 

3.4 Arvete tasumise tähtaeg on 14 kalendripäeva. 

4. REISIKULUD 

4.1 Klient kohustub tasuma Teenuseosutajale reisikulud, kui Teenuseosutaja teostab Teenuse osutamiseks vajalikke seadistustöid või viib Teenuse kasutamiseks vajaliku koolituse ja/või konsultatsiooni läbi Kliendi asukohas, kui Kliendi asukoht on kaugemal kui 50 km Tallinnast. 

4.2 Reisikulud sisaldavad transpordikulu Kliendi asukohta ning majutuskulusid Kliendi asukohas. Teenuseosutaja kooskõlastab vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis Reisikulu suuruse Kliendiga iga kord enne reisi algust.  

4.3 Klient tasub Teenuseosutajale reisikulud vastavalt Teenuseosutaja kuluaruandele, mille Teenuseosutaja esitab Kliendile pärast reisilt naasmist. Eelnimetatud kulu kohta arve esitatakse kulu kandmise kuule vahetult järgneval kuul. 

5. AUTORIÕIGUSED 

5.1 Kõik Rakenduse suhtes kehtivad autoriõigused kuuluvad Teenuseosutajale või isikutele, kellelt Teenuseosutaja on saanud vajalikud litsentsid. Lepinguga ei loovuta ega anna Teenuseosutaja muul viisil Kliendile üle autoriõigusi, välja arvatud punktis 5.2 nimetatud litsents. 

5.2 Teenuse kasutamiseks Lepingus toodud tingimustel ja eesmärgil annab Teenuseosutaja Kliendile Lepingu kehtivuse ajaks Rakenduse ning selle juurde kuuluva dokumentatsiooni ning koolitusmaterjalide osas ülemaailmselt kehtiva lihtlitsentsi all-litsentsi andmise õiguseta. Selguse huvides – litsents hõlmab vaid Rakenduse kasutusõigust Lepingus otseselt sätestatud tingimustel. Klient ei või Rakendust reprodutseerida, täiendada, muuta, võõrandada ega võimaldada muul viisil selle kasutamist Lepingus nimetamata isikute poolt. Kliendil on õigus määrata Rakenduse kasutajad vastavalt enda äranägemisele olenemata sellest, kas kasutajad on Kliendi enda töötajad Kliendi gruppi kuuluvad ettevõtted või Kliendi alltöövõtjad.  

5.3 Käesolevas peatükis sätestatud litsentsi tasu sisaldub Kliendi poolt Teenuseosutajale makstavas Tasus. 

6. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE 

6.1 Võttes arvesse asjaolu, et Teenuse kasutamiseks töötleb Klient enda töötajate või muude füüsiliste isikute, kes osalevad Kliendile mistahes käsundi osutamises või töövõtu teostamises (edaspidi „Kasutaja“), isikuandmeid (edaspidi „Isikuandmed“), loetakse Klienti Lepingu tähenduses isikuandmete vastutavaks töötlejaks ning Teenuseosutajat isikuandmete volitatud töötlejaks. 

6.2 Teenuseosutaja töötleb Kliendi nimel järgmiseid Isikuandmeid: Kasutaja ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress, suhtluskeel, Kasutajate avaldatud arvamused jm subjektiivsed avaldused karjäärivestluse käigus avaldatud asjaolude kohta, sh Kliendi töökeskkonna ja kaastöötajate kohta. 

6.3 Teenuseosutaja töötleb Isikuandmeid eesmärgiga osutada Kliendile Teenust. Isikuandmete töötlemise toiminguteks Lepingu tähenduses on eeskätt Isikuandmete salvestamine Rakendusse, nende Rakenduses säilitamine ning Isikuandmete edastamine Kliendile vastavalt Teenuse olemusele. Isikuandmete vastutav töötleja on Klient, kes kohustub käesolevaga tagama, et Isikuandmed, mis on tema või tema Kasutajate poolt Rakendusse sisestatud, on saadud ning nende töötlemine Teenuse kasutamisel kooskõlas Lepingu tingimustega toimub õiguspäraselt, kooskõlas kehtivate isikuandmete kaitset puudutavate õigusaktidega.  

6.4 Teenuseosutaja töötleb Isikuandmeid üksnes Lepingu kehtivuse ajal. Lepingu kehtivuse viimasel päeval kohustub Teenuseosutaja kustutama või jäädavalt anonümiseerima kõik Kliendiga seotud isikuandmed, v.a kui Klient on andnud Teenuseosutajale kirjalikult teistsugused juhised.

6.5 Teenuseosutaja tagab Kasutajate Isikuandmetega seotud õigused vastavalt Isikuandmete kaitset reguleerivatele õigusaktidele. 

6.6 Teenuseosutajal on õigus: 

(a) kasutada Teenuse osutamisel kolmandatest isikutest teenusepakkujaid ja/või alltöövõtjaid (nt Rakenduse majutusteenus). Teenuseosutaja kohustub tegema kõik endast oleneva, et tema alltöövõtjate suhtes oleksid kehtestatud samad andmekaitsekohustused, mis on sätestatud käesolevas peatükis, eelkõige et rakendatakse asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid sellisel viisil, et töötlemine vastaks õigusaktides kehtestatud nõuetele. Kui alltöövõtja rikub enda isikuandmetealaseid kohustusi, vastutab selliste kohustuste rikkumisel Kliendi ees Teenuseosutaja; 

(b) kasutada Isikuandmeid täielikult ja jäädavalt anonümiseeritud kujul statistika ja/või teadusuuringute jaoks Lepingu kehtivuse ajal ning tähtajatult pärast Lepingu lõppemist.  

6.7 Teenuseosutaja on kohustatud: 

(a) rakendama asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid viisil, et isikuandmete töötlemine vastaks õigusaktides sätestatud nõuetele ning seejuures oleks tagatud Kasutajate õiguste kaitse. Teenuseosutaja võtab turvalisuse hindamisel eelkõige arvesse Isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku hävimise, kaotsimineku, muutmise ja loata avalikustamise või neile juurdepääsu saamise riske; 

(b) teavitama Klienti põhjendamatu viivituseta pärast Isikuandmetega seotud rikkumisest teada saamist. Juhul, kui Isikuandmetega seotud rikkumine kujutab endast tõenäoliselt suurt ohtu füüsiliste isikute õigustele ja vabadustele, kohustub Teenuseosutaja abistama Klienti Kasutaja teavitamisel; 

(c) tegema Kliendile kättesaadavaks kogu teabe, mis on vajalik tõendamaks Teenuseosutaja vastavust isikuandmete kaitset reguleerivates õigusaktides sätestatud nõuetele. Samuti võimaldab Teenuseosutaja Kliendil tema poolt volitatud sõltumatul audiitoril läbi viia auditeid ja kontrolle, et kontrollida Teenuseosutaja vastavust isikuandmete kaitset reguleerivates õigusaktides sätestatud nõuetele. Nimetatud auditite ja kontrollide läbiviimisega kaasneva kulu, mh kulu, mis kaasneb sellega Teenuseosutajale, tasub Klient. Mistahes auditi või kontrolli aeg lepitakse eelnevalt kokku Teenuseosutajaga ning teostatakse üksnes Teenuseosutaja juuresolekul Teenuseosutaja tööpäevadel ja tööajal; 

(d) hoidma Isikuandmeid Euroopa Majanduspiirkonna lepinguosalises riigis, sh mistahes kolmanda isiku pilvemajutus- või muu sarnase teenuse kasutamise korral; 

(e) abistama Klienti temale õigusaktidest tulenevate muude andmekaitsekohustuste täitmisel. 

7. KONFIDENTSIAALSUS 

7.1 Konfidentsiaalseks teabeks Lepingu tähenduses on mistahes Isikuandmed ja ka muud andmed (sh andmed Kliendi töötajate, töövõtjate ja käsundisaajate kohta), mis on edastatud Rakendusse ning mistahes muu teave, mida Pooled vahetavad Lepingu täitmise käigus, sõltumata nende andmete kvalifitseerimisest Isikuandmetena (edaspidi „Konfidentsiaalne teave“). Konfidentsiaalseks teabeks on ka teave Poole äritegevuse, ärisaladuste, ettevõttesiseseks kasutamiseks mõeldud informatsiooni või töökorralduse kohta. Kahtluse korral eeldatakse, et tegemist on konfidentsiaalse teabega. 

7.2 Konfidentsiaalne teave ei hõlma teavet ega materjali: 

(a) mis oli seaduslikul viisil avalikult kättesaadav enne Lepingu allkirjastamist või mis muutub pärast Lepingu allkirjastamist avalikult kättesaadavaks muul viisil kui Lepingu tulenevate kohustuste rikkumise teel; 

(b) mille on Pool saanud mõnelt kolmandalt isikult, kellel on õigus niisugust infot edastada; 

(c) mille on Pool iseseisvalt hankinud või tuletanud ilma Lepingust tulenevaid kohustusi rikkumata, välja arvatud kui sellise teabe hankimine või tuletamine kuulus Poole kohustuste hulka Poolte koostöös ja/või selline teave on Poolele edasi antud kasutamiseks teise Poole poolt; 

(d) mis kuulub avalikustamisele vastavalt õigusaktidest tulenevatele nõuetele või vastavalt kohtulahendile. 

7.3 Pool kohustub mitte avaldama Konfidentsiaalset teavet täielikult ega osaliselt kolmandatele isikutele ega avalikkusele ilma teise Poolt eelneva kirjaliku nõusolekuta, välja arvatud Poole professionaalsetele nõustajatele või juhtudel, kus teabe avaldamise kohustus tuleneb õigusaktidest. 

7.4 Teenuseosutaja kohustub tagama, et mistahes kolmandate isikutega, kes on kaasatud Lepingu täitmisesse, on sõlmitud sellised konfidentsiaalsuskokkulepped, mis tagavad Lepingust tuleneva Konfidentsiaalse teabe säilimise. Kui vastav kolmas isik rikub konfidentsiaalsuskohustust, vastutab kolmandat isikut kasutav Pool sellise rikkumise eest teise Poole ees.  

7.5 Konfidentsiaalsuskohustus kehtib Lepingu kehtivuse ajal ning kaks aastat pärast Lepingu lõppemist, v.a osas, mis puudutab Isikuandmeid. Isikuandmete osas kehtib konfidentsiaalsuskohustus tähtajatult. 

8. VASTUTUS 

8.1 Kumbki Pool vastutab teisele Poolele tekitatud kahju eest. Teenuseosutaja Lepinguline vastutus on piiratud Lepingu ühe aasta tasuga. Isikuandmete kaitset reguleeritavast õigusaktidest tulenevate nõuete rikkumisel vastutab Teenuseosutaja vastavalt õigusaktides sätestatule. 

8.2 Teenuseosutaja ei vastuta Kliendi ega mistahes kolmanda isiku ees kahju ja tagajärgede eest, mis on tingitud Teenuseosutaja juhiste ja muude Teenuse osutamise nõuete või tingimuste järgimata jätmisest.  

8.3 Arve tasumisega viivitamisel on Teenuseosutajal õigus nõuda Kliendilt viivist 0,05% iga tasumisega viivitatud kalendripäeva eest. 

9. LEPINGU TÄHTAEG JA ÜLESÜTLEMINE 

9.1 Leping jõustub Teenuslepingus märgitud ajal ning kehtib Teenuse eest ettemakstud perioodi lõpuni. 

9.2 Kumbki Pool võib Lepingu igal ajal mistahes põhjusel üles öelda, teavitades sellest teist Poolt vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis vähemalt üks kuu ette. 

9.3 Teenuseosutaja ei tagasta Kliendile Lepingu alusel ettemakstud Tasu, kui Klient ütleb Lepingu üles üldtingimuste punktis 9.2 toodud alusel. Kui Teenuseosutaja ütleb Lepingu üles vastavalt üldtingimuste punktile 9.2, tagastab Teenuseostaja Kliendile ettemakstud Tasu, millest on maha arvatud Lepingu ülesütlemise ajaks osutatud Teenuse tasu. 

9.4 Kumbki Pool võib Lepingu erakorraliselt etteteatamistähtajata üles öelda, kui teine Pool rikub Lepingut oluliselt. Kui Teenuseosutaja ütleb Lepingu erakorraliselt üles Kliendipoolse Lepingu rikkumise tõttu, ei kuulu Lepingu alusel ettemakstud Tasu Kliendile tagastamisele. Kui Klient ütleb Lepingu erakorraliselt üles Teenuseosutajapoolse Lepingu rikkumisetõttu, tagastab Teenuseosutaja Kliendile ettemakstud tasu, millest on maha arvatud lepingu ülesütlemise ajaks osutatud Teenuse tasu. 

9.5 Teenuseosutaja oluliseks Lepingu rikkumiseks on muuhulgas: 

(a) Teenuseosutaja korduv Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmine; 

(b) Teenuseosutaja ei ole lõpetanud rikkumist 14 kalendripäeva jooksul arvates päevast, mil Teenuseosutaja on saanud Kliendilt nõude vastav rikkumine lõpetada; 

(c) konfidentsiaalsuskohustuse rikkumine Teenuseosutaja poolt. 

9.6 Kliendi oluliseks Lepingu rikkumiseks on muuhulgas: 

(a) arve tasumisega viivitamine rohkem kui 14 kalendripäeva; 

(b) Kliendi korduv Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmine; 

(c) Klient ei ole lõpetanud rikkumist vaatamata 14 kalendripäeva jooksul arvates päevast, mil Klient on saanud Teenuseosutajalt nõude vastav rikkumine lõpetada; 

(d) konfidentsiaalsuskohustuse rikkumine Kliendi poolt. 

9.7 Teenuseosutajal on õigus ühepoolselt muuta käesolevaid üldtingimusi teavitades sellest Klienti vähemalt üks kuu ette. Juhul, kui Klient ei nõustu üldtingimuste muudatusega, on Kliendil õigus Leping üles öelda enne muudatuse jõustumist, teavitades sellest Teenuseosutajalt vähemalt kaks nädalat enne muudatuse jõustumise kuupäeva, millest Teenuseosutaja on teavitanud. 

10. LÕPPSÄTTED 

10.1 Teenuseosutajal on õigus viidata Kliendile enda turundus- ja reklaamitegevuses, sh kasutada Kliendi nime ja sümboolikat enda mistahes väljaannetes, kui Teenuseosutaja ja Klient ei ole leppinud kokku teisiti. 

10.2 Lepingule kohaldatakse Eesti õigust. Kõik Lepingust tulenevad ja sellega seotud vaidlused (sealhulgas Lepingu olemasolu, kehtivust ja lõpetamist puudutavad vaidlused) lahendatakse üksnes Eesti kohtutes. Esimese astme kohus on Harju Maakohus. 

10.3 Lepingu ühe sätte ebaseaduslikkus, kehtetus või jõustamatus ei mõjuta Lepingu teiste sätete kehtivust, seaduslikkust ega jõustatavust. Kui Lepingu üks säte osutub ebaseaduslikuks, kehtetuks või jõustamatuks, teevad Lepinguosalised heas usus kõik mõistlikult võimaliku, et asendada selline säte uue, seadusega kooskõlas oleva, kehtiva ja jõustatava sättega, mis on oma majanduslikult sisult võimalikult lähedane esialgsele sättele.